Description

Les montants maximum pour les prestations à bons de commandes sont les suivants : TOULOUSE METROPOLE Maximum HT Période 1 ( 4 ans) 30 000 euro(s)Période 2 ( 2 ans) 20 000 euro(s)Période 3 ( 2ans) 20 000 euro(s) Commune de TOULOUSE Maximum HT Période 1 ( 4 ans) 270 000 euro(s)Période 2 ( 2 ans) 180 000 euro(s)Période 3 ( 2ans) 180 000 euro(s) Montant HT total maximum des prestations à bon de commande sur la durée totale : 700 000,00 Euro(s) H.T. Consultation lancée par un groupement de commandes. L'accord-cadre est "composite". Il comprend une partie "marché ordinaire" et une partie "accord-cadre à bons de commande". La présente consultation a pour objet la mise en oeuvre et la maintenance d'un système d'information de gestion intégrée de l'ensemble des services à destination des associations en relation avec les services de la ville et de Toulouse Métropole composées des briques suivantes : Un front office intégré au site institutionnel Ville et Métropole permettant aux associations de faire leurs démarches de manière dématérialisée et de transmettre des informations à la collectivité?: - Gestion de la fiche d'identité de l'association - Demande de publication sur l'annuaire - Demandes de subventions, appel à projets - Saisie des offres de bénévolat - Démarche d'inscription à la Fête des associations - Démarche d'inscription aux formations proposées par la vie associative - Démarche d'adhésion pour la réservation de salles et paiement en ligne Un back office permettant d'effectuer tous les traitements applicatifs?: - Contrôle des fiches d'identité y compris données organisationnelles et santé financière - Gestion des pièces justificatives fournies avec classement et dates de validité - Instruction des demandes de subventions avec workflow interservices du suivi de la demande jusqu'à la notification avec gestion des conventions et suivi des paiements - La consolidation des aides indirectes accordées (locaux, matériels, personnels) - Suivi des audits réalisés à la demande de la collectivité - Tableaux de bord de pilotage de l'activité et de reporting décisionnel - Administration du paramétrage et des droits d'accès Des interfaces avec des?: - Systèmes internes de gestion financière (Grand Angle), réservation des salles (Planiweb/Planitech), parapheur électronique (Fast), gestion des délibérations (Oxyad), site de la ville (Drupal annuaire et offres de bénévolat) - Systèmes externes API Entreprise, Base adresse (BAN), INSEE, Subventions Politique de la ville (Dauphin)

Informations complémentaires

La durée du contrat est de 4 ans reconductibles 2 fois par périodes successives de 2 ans, soit une durée totale de 8 ans. Cette durée se justifie pour les motifs suivants : - La durée de 8 ans se justifie par l'ampleur du projet, qui comprend une phase de mise en oeuvre estimée à 12 mois en raison du périmètre fonctionnel très large, des nombreux interfaçages à réaliser et du chantier de reprise de données. - à cela s'ajoute une phase de réversibilité de six mois en fin de marché, soit 18 mois qui ne peuvent pas être consacrés à l'exploitation courante. Le système d'information déployé est transverse à 25 directions et nécessite une conduite du changement progressive auprès de 500 utilisateurs internes et de 4 700 associations, ce qui impose une période d'exploitation suffisamment longue pour stabiliser et pérenniser les usages. - Les investissements financiers et humains étant particulièrement élevés en raison de nombreuses interfaces avec les systèmes existants devant être réalisés en phase projet, une durée de 8 ans permet d'amortir ces coûts et d'éviter une remise en concurrence trop précoce qui impliquerait un nouvel effort de migration et de formation. Cette durée garantit ainsi la continuité du service, la maturité du dispositif et la cohérence des évolutions fonctionnelles sur le long terme